In Bao Thư Công Ty Xây Dựng Theo Yêu Cầu – In Ấn Gia Huy

In bao thư công ty xây dựng là cách đơn giản để hồ sơ dự thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hay thư mời họp đến tay chủ đầu tư một cách chỉn chu, đúng nhận diện thương hiệu. Bài viết này giúp doanh nghiệp xây dựng chọn đúng khổ bao thư, loại giấy, nội dung cần in và chuẩn bị file để đặt in nhanh, không phát sinh lỗi.

Mẫu bao thư công ty xây dựng: logo, tên công ty, thông tin liên hệ và dải màu nhận diện được bố trí đồng bộ.

Mục Lục

Vì sao công ty xây dựng cần bao thư in riêng?

Công ty xây dựng gửi đi rất nhiều chứng từ quan trọng, và bao thư in logo giúp các chứng từ đó được nhận diện, bảo quản và lưu trữ đúng cách. Khác với cửa hàng bán lẻ, khách hàng của doanh nghiệp xây dựng thường là chủ đầu tư, ban quản lý dự án, nhà thầu chính và cơ quan quản lý.

Hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực: bao thư có tên công ty giúp bên mời thầu nhận diện nhanh, hạn chế thất lạc giữa nhiều bộ hồ sơ cùng nộp.
Hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu: tài liệu được giữ phẳng, sạch, không nhàu khi chuyển giữa văn phòng và công trường.
Thanh toán, hóa đơn, thư mời họp: bao thư đồng bộ với tiêu đề thư, danh thiếp và bìa hồ sơ tạo hình ảnh chuyên nghiệp, nhất quán.

Kích thước bao thư phù hợp với từng loại hồ sơ xây dựng

Nguyên tắc chọn khổ là bao thư phải lớn hơn tài liệu bên trong để đưa vào, lấy ra dễ dàng mà không làm gấp mép. Với doanh nghiệp xây dựng, ba khổ dưới đây đáp ứng hầu hết nhu cầu.

Khổ bao thư (tham khảo)	Chứa tài liệu	Công dụng phổ biến trong ngành xây dựng
Khoảng 25 x 35 cm (bao thư A4)	Giấy A4 để phẳng, không gấp	Hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực, hợp đồng, bản vẽ khổ A4
Khoảng 16 x 23 cm (bao thư A5)	A5 hoặc A4 gấp đôi	Biên bản, đề nghị thanh toán, thư mời họp
Khoảng 12 x 22 cm	A4 gấp ba	Thư giao dịch, thông báo, hóa đơn gửi đối tác

Kích thước thực tế có thể chênh vài milimet tùy khuôn bế của từng nhà in. Nếu hồ sơ dày (từ vài chục tờ trở lên, có bìa cứng), nên báo trước độ dày để được tư vấn bao thư khổ lớn hơn hoặc dạng có hông.

Nên chọn giấy gì để in bao thư công ty xây dựng?

Giấy Ford (còn gọi là Fort) là lựa chọn phổ biến nhất cho bao thư văn phòng vì bề mặt dễ viết, dễ đóng dấu và in logo rõ nét. Định lượng giấy nên tăng theo khổ bao thư và độ nặng của hồ sơ:

Ford 100gsm: phù hợp bao thư 12 x 22 cm và 16 x 23 cm đựng ít tờ, chi phí hợp lý cho số lượng lớn.
Ford 120gsm: cứng cáp hơn, hạn chế thấy chữ bên trong, phù hợp hợp đồng và biên bản.
Ford 150gsm trở lên: nên dùng cho bao thư A4 đựng hồ sơ dày, chịu được việc mở ra đóng vào nhiều lần.
Giấy kraft: màu nâu tự nhiên, bền, hợp với doanh nghiệp muốn hình ảnh mộc mạc hoặc dùng cho hồ sơ lưu kho.

Thông tin cần có trên bao thư doanh nghiệp xây dựng

Một mẫu bao thư công ty xây dựng hiệu quả cần đủ thông tin để người nhận liên hệ ngược lại, nhưng không quá dày chữ. Như mẫu trong ảnh minh họa phía trên, bố cục gọn thường gồm:

Logo và tên công ty đặt góc trên bên trái, đúng màu nhận diện.
Địa chỉ, điện thoại, email, website đặt ở nắp hoặc chân bao thư, cỡ chữ vừa đủ đọc.
Khung “Kính gửi” với dòng kẻ để ghi tên người nhận, tên dự án.
Dải màu hoặc họa tiết thương hiệu giúp bao thư nổi bật trong chồng hồ sơ.

Doanh nghiệp đã có bộ nhận diện (tiêu đề thư, card visit, bìa hồ sơ) nên dùng chung màu, font và cách đặt logo để toàn bộ ấn phẩm văn phòng đồng bộ.

Chuẩn bị file thiết kế để in đúng màu, không lỗi

File in chuẩn giúp màu logo ra đúng và tránh phải in lại. Khi gửi file, doanh nghiệp nên lưu ý:

Hệ màu CMYK: file thiết kế trên màn hình thường ở hệ RGB, khi chuyển sang CMYK màu có thể nhạt hoặc lệch nhẹ. Nếu logo có màu đặc trưng, hãy gửi kèm mã màu để nhà in canh chỉnh.
Logo dạng vector: ưu tiên file AI, CDR, PDF hoặc SVG. Ảnh JPG nên có độ phân giải khoảng 300 dpi ở kích thước in thực tế.
Tràn lề và vùng an toàn: mảng màu chạm mép cần kéo tràn ra ngoài vài milimet; chữ và số điện thoại nên cách đường cắt, đường gấp để không bị mất.
Kiểm tra chính tả: soát kỹ số điện thoại, email, mã số thuế trước khi duyệt mẫu.

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí in bao thư công ty xây dựng

Giá in bao thư thay đổi theo quy cách cụ thể, vì vậy cách nhanh nhất để biết chi phí là gửi yêu cầu báo giá kèm đủ thông tin. Các yếu tố chính gồm:

Số lượng: in càng nhiều, đơn giá mỗi cái càng giảm.
Khổ bao thư và loại giấy: bao thư A4, giấy dày tốn nhiều vật tư hơn.
Số màu in và in một hay hai mặt: in thêm nắp hoặc mặt sau làm tăng chi phí.
Gia công: dán keo nắp, băng keo hai mặt, cửa sổ nhựa (nếu cần).

Ví dụ giả định: một công ty xây dựng chuẩn bị tham gia nhiều gói thầu trong năm có thể đặt cùng lúc 500 bao thư A4 giấy Ford 150gsm để nộp hồ sơ và 1.000 bao thư 12 x 22 cm giấy Ford 100gsm cho thư giao dịch hằng ngày. Gộp hai loại trong một lần đặt giúp đồng bộ màu sắc và tiết kiệm thời gian duyệt mẫu.

Doanh nghiệp đang tìm hiểu thêm có thể tham khảo bài in bao thư giá rẻ theo yêu cầu khổ A4, A5, A6, hoặc đặt kèm bìa hồ sơ để trọn bộ hồ sơ dự thầu.

Câu hỏi thường gặp

Bao thư nào phù hợp để nộp hồ sơ dự thầu?
Nên chọn bao thư khoảng 25 x 35 cm giấy Ford 150gsm trở lên để đựng hồ sơ A4 không gấp. Nếu hồ sơ dày, hãy báo độ dày để được tư vấn khổ lớn hơn.

Có in được bao thư số lượng ít không?
Có thể in số lượng ít, tuy nhiên đơn giá mỗi cái sẽ cao hơn so với in số lượng lớn. Liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp ngân sách.

Công ty xây dựng ở tỉnh có đặt in được không?
Được. Bạn có thể gửi file và duyệt mẫu online. Tham khảo thêm in bao thư công ty Tây Ninh và in phong bì doanh nghiệp Long An.

Có thể in cả hóa đơn cho công ty vật liệu xây dựng không?
Có. Xem thêm dịch vụ in hóa đơn vật liệu xây dựng theo yêu cầu.