In bao thư có cửa sổ là giải pháp cho doanh nghiệp thường xuyên gửi hóa đơn, thông báo, sao kê hay thư mời số lượng lớn: địa chỉ người nhận được in sẵn trên thư và hiện qua ô cửa sổ trong suốt, không cần viết tay hay dán nhãn từng bao. Bài viết giúp bạn hiểu cấu tạo, chọn kích thước, vị trí cửa sổ và chuẩn bị mẫu thư khớp với bao thư.
Bao thư có cửa sổ là gì?
Bao thư có cửa sổ là loại bao thư được bế một ô trống ở mặt trước và dán kín bằng màng trong suốt, để nhìn thấy phần địa chỉ in trên tờ thư bên trong. Nhiều nơi gọi là bao thư cửa sổ kiếng hoặc phong bì có cửa sổ.
Bao thư gồm ba phần chính: thân bao in thông tin doanh nghiệp, ô cửa sổ và màng che cửa sổ. Màng thường là nhựa trong; một số đơn vị chọn giấy bóng mờ (pergamin) nếu muốn hạn chế nhựa. Bao thư có cửa sổ khác với bao thư thường ở chỗ phần địa chỉ không in trên bao mà nằm trên thư.
Khi nào doanh nghiệp nên dùng bao thư có cửa sổ?
Bao thư có cửa sổ phù hợp nhất khi cùng một mẫu thư được gửi tới nhiều người nhận khác nhau. Các trường hợp thường gặp:
- Gửi hóa đơn, thông báo thanh toán, thông báo cước cho khách hàng định kỳ hằng tháng.
- Thư trả kết quả của phòng xét nghiệm, phòng khám, trung tâm đào tạo, như mẫu bao thư trung tâm xét nghiệm trong ảnh trên.
- Thư mời, thư tri ân in trộn tên từng người từ danh sách.
- Thư hành chính của cơ quan, trường học gửi số lượng lớn.
Lợi ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian và hạn chế nhầm lẫn: tên người nhận trên thư và trên bao luôn khớp nhau vì chỉ in một lần. Nếu chỉ gửi vài thư mỗi tháng, bao thư thường sẽ đơn giản và tiết kiệm hơn.
Kích thước bao thư và vị trí cửa sổ phổ biến
Kích thước cửa sổ và vị trí đặt cửa sổ phải khớp với vùng in địa chỉ trên mẫu thư sau khi gấp. Bảng dưới đây là các quy cách tham khảo, nhà in có thể điều chỉnh theo mẫu thư thực tế của bạn.
| Khổ bao thư (tham khảo) | Chứa thư | Gợi ý cửa sổ |
|---|---|---|
| Khoảng 12 x 22 cm | A4 gấp ba | Cửa sổ chữ nhật dài, đặt lệch trái hoặc lệch phải |
| Khoảng 16 x 23 cm | A4 gấp đôi hoặc A5 | Cửa sổ ngang, đặt nửa dưới hoặc giữa thân bao |
| Theo yêu cầu (ví dụ 23 x 17 cm) | Thư khổ riêng | Thiết kế theo vùng địa chỉ, như mẫu 160 x 50 mm trong ảnh |
Cửa sổ nên đủ rộng để chứa trọn tên, địa chỉ và số điện thoại, đồng thời chừa khoảng trống vài milimet mỗi bên vì tờ thư có thể xê dịch trong bao khi vận chuyển.
Cách dàn trang thư để địa chỉ hiện đúng cửa sổ
Muốn địa chỉ hiện đúng trong cửa sổ, hãy thiết kế bao thư và mẫu thư cùng lúc, không làm riêng lẻ. Quy trình gợi ý:
- Chốt kích thước bao thư và cửa sổ trên bản vẽ có ghi số đo, như bản thiết kế trong ảnh.
- Đặt khung địa chỉ trên mẫu thư đúng vị trí tương ứng với cửa sổ sau khi gấp.
- In thử một tờ, gấp và cho vào bao mẫu để kiểm tra địa chỉ có lọt khung, có bị che chữ khi lắc nhẹ hay không.
- Kiểm tra mặt trong bao thư: nếu thư có nội dung nhạy cảm, có thể in họa tiết bảo mật mặt trong để hạn chế nhìn xuyên.
Lưu ý khi in bao thư có cửa sổ
Bao thư có cửa sổ cần thêm công đoạn bế cửa sổ và dán màng, nên có vài điểm cần lưu ý ngay từ đầu:
- Không đặt chữ, logo quá sát mép cửa sổ: giữ vùng an toàn để đường bế không cắt vào nội dung.
- Chọn giấy đủ cứng: giấy Ford khoảng 100–120gsm thường được dùng để thân bao không bị nhăn quanh cửa sổ.
- File in hệ màu CMYK, logo dạng vector để màu nhận diện ra đúng.
- Chi phí phụ thuộc số lượng, khổ bao, số màu in và công đoạn bế dán cửa sổ; in số lượng lớn giúp giảm đơn giá.
Nếu chưa cần cửa sổ, bạn có thể tham khảo in bao thư giá rẻ khổ A4, A5, A6. Doanh nghiệp gửi hóa đơn định kỳ có thể đặt kèm in hóa đơn 2 liên để đồng bộ ấn phẩm.
Câu hỏi thường gặp
Bao thư có cửa sổ có cần ghi địa chỉ lên bao không?
Không. Địa chỉ được in trên tờ thư và hiện qua cửa sổ, nên thân bao chỉ cần in logo và thông tin người gửi.
Có thể làm cửa sổ ở vị trí riêng theo mẫu thư của tôi không?
Có thể. Bạn gửi mẫu thư hiện có, nhà in sẽ đo vùng địa chỉ để đề xuất vị trí và kích thước cửa sổ phù hợp.
Bao thư có cửa sổ dùng cho ngành nào nhiều?
Thường gặp ở y tế, giáo dục, tài chính, dịch vụ có hóa đơn định kỳ. Xem thêm in bao thư bệnh viện Long An.
Liên hệ báo giá in bao thư có cửa sổ
Gửi cho In Ấn Gia Huy mẫu thư, khổ bao thư mong muốn và số lượng để được tư vấn vị trí cửa sổ và báo giá.
- Hotline/Zalo: 0907.900.881
- Email: inan.giahuy.vn@gmail.com
- Website: inangiahuy.com
