In hóa đơn dịch vụ bảo trì và phiếu báo cáo dịch vụ giúp đơn vị bảo trì máy lạnh, thang máy, hệ thống điện, phòng cháy hay kiểm soát côn trùng ghi nhận rõ công việc đã làm và có xác nhận của khách tại chỗ. Mẫu in sẵn giúp kỹ thuật viên ghi nhanh, đủ ý, còn văn phòng có căn cứ để tính tiền và theo dõi lịch bảo trì. Bài viết gợi ý nội dung, số liên và quy cách in phù hợp.
Đơn vị bảo trì cần in những chứng từ nào?
Một đơn vị bảo trì thường dùng hai nhóm chứng từ: phiếu ghi nhận công việc tại hiện trường và hóa đơn thu tiền. Cụ thể:
- Phiếu báo cáo dịch vụ (service report): ghi công việc đã làm trong mỗi lần bảo trì, có chữ ký khách.
- Biên bản bảo trì, nghiệm thu: dùng cho hợp đồng bảo trì định kỳ với doanh nghiệp, tòa nhà.
- Hóa đơn, phiếu thu tiền dịch vụ: ghi chi phí công và vật tư thay thế.
- Phiếu yêu cầu sửa chữa: khách hoặc bộ phận kỹ thuật ghi sự cố cần xử lý.
Nội dung nên có trên phiếu báo cáo dịch vụ bảo trì
Phiếu báo cáo dịch vụ tốt giúp cả hai bên không phải tranh luận sau này về việc đã làm gì. Bố cục gợi ý:
- Thông tin khách hàng và địa điểm, số hợp đồng nếu là bảo trì định kỳ.
- Thiết bị, khu vực bảo trì: loại máy, mã thiết bị, vị trí lắp đặt.
- Nội dung công việc: kiểm tra, vệ sinh, thay thế, xử lý sự cố; có thể in sẵn ô đánh dấu.
- Vật tư thay thế và số lượng.
- Thời gian bắt đầu, kết thúc, tình trạng sau bảo trì, đề xuất cho lần sau.
- Chữ ký kỹ thuật viên và khách hàng xác nhận tại chỗ.
Đơn vị phục vụ doanh nghiệp có vốn nước ngoài có thể in song ngữ Việt – Anh như mẫu trong ảnh để khách đọc và ký nhanh hơn.
Nên in phiếu bảo trì mấy liên?
| Liên | Màu gợi ý | Người giữ |
|---|---|---|
| Liên 1 | Trắng | Khách hàng |
| Liên 2 | Hồng | Kỹ thuật viên, bộ phận kỹ thuật |
| Liên 3 | Xanh | Văn phòng, kế toán để tính phí |
Với đơn vị nhỏ, 2 liên (khách và đơn vị) là đủ. Giấy carbonless giúp chữ ký và nội dung hiện đủ trên các liên chỉ với một lần viết. Xem thêm so sánh tại bài in hóa đơn 2 liên.
Quy cách in phù hợp cho kỹ thuật viên đi hiện trường
- Khổ A4 hoặc A5 tùy lượng thông tin; phiếu nhiều mục nên chọn A4.
- Đóng cuốn bìa cứng để ghi khi đứng tại công trình.
- Đánh số nhảy để đối chiếu với lịch bảo trì và hợp đồng.
- Răng cưa giúp xé liên giao khách ngay sau khi ký.
Ví dụ giả định: một đơn vị bảo trì máy lạnh phục vụ các văn phòng có thể dùng phiếu báo cáo dịch vụ 3 liên khổ A4 cho hợp đồng định kỳ, kết hợp hóa đơn 2 liên khổ A5 cho khách lẻ gọi sửa đột xuất.
Câu hỏi thường gặp
Có in thêm phiếu yêu cầu sửa chữa riêng không?
Có thể. Phiếu yêu cầu thường đơn giản hơn, 1–2 liên, đặt tại quầy hoặc giao cho bộ phận kỹ thuật của khách.
Phiếu báo cáo dịch vụ có thay hóa đơn thuế không?
Không. Đây là chứng từ ghi nhận công việc; việc xuất hóa đơn cho cơ quan thuế thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử.
Chi phí in phụ thuộc vào gì?
Phụ thuộc khổ giấy, số liên, số màu, số lượng cuốn và gia công. Tham khảo in hóa đơn giá rẻ.
Liên hệ in hóa đơn dịch vụ bảo trì
Gửi cho In Ấn Gia Huy mẫu phiếu đang dùng hoặc danh sách nội dung cần có, số liên và số lượng để được tư vấn và báo giá.
- Hotline/Zalo: 0907.900.881
- Email: inan.giahuy.vn@gmail.com
- Website: inangiahuy.com
