In bao thư công văn là nhu cầu thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, trường học, bệnh viện và doanh nghiệp có lượng văn bản đi lớn. Khác với bao thư quảng bá thương hiệu, bao thư công văn ưu tiên sự rõ ràng, trang trọng và thống nhất: người nhận nhìn vào phải biết ngay văn bản đến từ đơn vị nào, gửi cho ai, và bộ phận văn thư phải xử lý nhanh hàng chục, hàng trăm bao thư mỗi ngày mà không nhầm lẫn.
Bài viết tổng hợp cách chọn khổ, bố cục và giấy cho bao thư công văn, những lưu ý riêng của khối cơ quan, và quy trình đặt in để có bộ bao thư dùng ổn định trong nhiều năm.
Bao thư công văn khác bao thư thông thường ở đâu?
| Tiêu chí | Bao thư quảng bá, bán hàng | Bao thư công văn |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Gây ấn tượng, nhận diện thương hiệu | Rõ ràng, trang trọng, đúng tên đơn vị |
| Màu sắc | Đa dạng, có thể in tràn màu | Thường nền trắng, 1–2 màu chủ đạo |
| Nội dung in sẵn | Logo, slogan, mạng xã hội | Tên cơ quan chủ quản (nếu có), tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại |
| Vùng ghi tay | Ít | Khung “Kính gửi”, số/ký hiệu văn bản, vị trí đóng dấu |
| Số lượng dùng | Theo chiến dịch | Đều đặn quanh năm |
Khổ bao thư công văn thường dùng
| Khổ (tham khảo) | Đựng | Dùng khi |
|---|---|---|
| Khoảng 12 x 22 cm | A4 gấp ba | Công văn, thông báo, giấy mời ngắn – loại dùng nhiều nhất |
| Khoảng 16 x 23 cm | A4 gấp đôi, A5 | Quyết định, giấy chứng nhận khổ nhỏ, thư mời |
| Khoảng 25 x 35 cm | A4 để phẳng | Hồ sơ, tờ trình kèm phụ lục, văn bản có dấu giáp lai không muốn gấp |
Kích thước thực tế có thể chênh vài milimet tùy khuôn bế. Nhiều đơn vị đặt cùng lúc hai khổ: khổ 12 x 22 cm cho văn bản thường và khổ A4 cho hồ sơ. Chi tiết bao thư khổ lớn xem tại in bao thư hồ sơ.
Bố cục mặt trước bao thư công văn
- Góc trên bên trái: tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên đơn vị, viết đúng như trên con dấu, văn bản; có thể kèm logo hoặc biểu tượng ngành.
- Dưới tên đơn vị: địa chỉ, điện thoại, email, website (nếu có).
- Góc trên bên phải: chừa trống để dán tem hoặc đóng dấu bưu chính khi gửi qua bưu điện.
- Giữa – lệch phải: khung “Kính gửi” với 2–3 dòng kẻ để ghi tên, địa chỉ nơi nhận.
- Góc dưới bên trái (tùy chọn): dòng “Số/ký hiệu văn bản” hoặc “V/v” giúp văn thư bên nhận vào sổ nhanh.
Nếu đơn vị có văn bản cần ghi mức độ khẩn hoặc độ mật, nên chừa khoảng trống phía trên khung “Kính gửi” để đóng dấu theo quy định nội bộ, thay vì in sẵn lên tất cả bao thư.
Lưu ý riêng cho khối cơ quan, đơn vị sự nghiệp
- Tên đơn vị phải chính xác tuyệt đối: đối chiếu với quyết định thành lập, con dấu. Sau sắp xếp đơn vị hành chính từ 1/7/2025, nhiều cơ quan cấp xã, tỉnh đã đổi tên – đây là lý do phổ biến khiến bao thư cũ phải thay.
- Tránh trang trí rườm rà: bao thư công văn nên nghiêm túc; màu đỏ, xanh đậm hoặc đen là lựa chọn an toàn.
- Thống nhất với tiêu đề văn bản: font chữ, cách viết hoa tên đơn vị nên đồng bộ với mẫu trình bày văn bản hành chính của đơn vị (Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính).
- Dự trù theo năm: văn thư có thể ước tính số bao thư dùng trong năm dựa trên sổ đăng ký văn bản đi của năm trước.
Chọn giấy cho bao thư công văn
- Giấy Ford (Fort) định lượng vừa: phổ biến nhất cho bao thư 12 x 22 cm, dễ viết, dễ đóng dấu, mực dấu không lem.
- Giấy Ford định lượng cao: cho bao thư A4 đựng hồ sơ, không nhìn xuyên nội dung.
- Giấy kraft: dùng cho bao thư lưu trữ nội bộ, chuyển hồ sơ giữa các phòng ban. Xem in bao thư kraft.
Với bao thư đựng văn bản quan trọng, nên chọn giấy không nhìn thấy chữ bên trong khi soi đèn, hoặc in thêm họa tiết bảo mật mặt trong.
Bảng giá in bao thư công văn
Đơn giá phụ thuộc quy cách cụ thể nên được báo theo từng đơn. Bảng dưới đây liệt kê các quy cách thường đặt; gửi quy cách bạn cần qua Zalo 0907.900.881 để nhận báo giá chính xác.
| Khổ bao thư | Giấy / màu in | Số lượng | Đơn giá |
|---|---|---|---|
| 12 x 22 cm | Ford, in 1–2 màu | 1.000 – 5.000 cái | Liên hệ |
| 16 x 23 cm | Ford, in 1–2 màu | 500 – 2.000 cái | Liên hệ |
| 25 x 35 cm | Ford định lượng cao | 500 – 1.000 cái | Liên hệ |
| Bao thư lưu trữ nội bộ | Kraft, in 1 màu | Theo nhu cầu | Liên hệ |
Đơn vị cần hồ sơ báo giá để trình duyệt nội bộ vui lòng báo trước; báo giá chi tiết gửi kèm khi chốt quy cách.
Quy trình đặt in cho cơ quan, đơn vị
- Gửi mẫu bao thư đang dùng (ảnh chụp hoặc file), tên đơn vị chính xác, các khổ cần in và số lượng.
- Nhận bản thiết kế và báo giá; nếu cần, nhận kèm báo giá bằng văn bản để trình lãnh đạo.
- Văn thư kiểm tra từng chữ trên bản duyệt: tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại.
- Xác nhận đơn, in, bế, dán.
- Giao hàng theo thời gian và địa điểm thống nhất khi chốt đơn; cung cấp hóa đơn theo yêu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Bao thư công văn có mẫu bắt buộc không?
Không có một mẫu bao thư chung bắt buộc cho mọi đơn vị; mỗi cơ quan thường tự thống nhất mẫu, bảo đảm ghi đúng tên đơn vị và thông tin liên hệ.
Có in tên cơ quan chủ quản lên bao thư không?
Nhiều đơn vị in cả tên cơ quan chủ quản phía trên tên đơn vị, giống cách trình bày trên văn bản. Đây là lựa chọn của từng đơn vị.
Đơn vị vừa đổi tên sau sắp xếp hành chính, bao thư cũ xử lý thế nào?
Nên in mẫu mới với tên và địa chỉ hiện hành; bao thư cũ có thể dùng cho mục đích nội bộ nếu quy định của đơn vị cho phép.
Có in bao thư có cửa sổ cho công văn không?
Có. Bao thư cửa sổ phù hợp khi văn bản đã in sẵn địa chỉ nơi nhận ở vị trí cố định. Xem in bao thư có cửa sổ.
Có đặt số lượng ít được không?
Được. Xem in bao thư số lượng ít.
Đặt in bao thư công văn
Gửi mẫu bao thư hiện dùng, tên đơn vị và số lượng cho In Ấn Gia Huy để nhận bản thiết kế và báo giá. Tham khảo thêm in bao thư giá rẻ.
- Hotline/Zalo: 0907.900.881
- Email: inan.giahuy.vn@gmail.com
- Website: inangiahuy.com
