In Bao Thư Công Ty Logistics, Xuất Nhập Khẩu

In bao thư công ty logistics – dành cho đơn vị giao nhận, forwarder, đại lý hải quan, dịch vụ xuất nhập khẩu – có một đặc thù: bao thư không chỉ gửi trong nước mà còn đi kèm bộ chứng từ quốc tế như vận đơn, chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói. Người cầm bao thư có thể là nhân viên hải quan, hãng tàu, khách hàng nước ngoài. Vì vậy bao thư cần song ngữ, rõ ràng và đủ bền để đi qua nhiều khâu.

File thiết kế bao thư trải phẳng: thấy rõ vị trí nắp, đường gấp và vùng đặt thông tin.

Mục Lục

Doanh nghiệp logistics dùng bao thư cho những việc gì?

Việc	Loại bao thư gợi ý
Gửi bộ chứng từ gốc (B/L, C/O, invoice, packing list) cho khách, ngân hàng	Bao thư A4 (khoảng 25 x 35 cm) để chứng từ không gấp
Nộp hồ sơ hải quan, kiểm tra chuyên ngành	Bao thư A4 có khung ghi số tờ khai, số bill
Gửi thông báo cước, công nợ, hóa đơn dịch vụ	Bao thư 12 x 22 cm, có thể có cửa sổ
Đính kèm chứng từ ngoài kiện hàng	Túi đựng chứng từ dán ngoài thùng (loại túi nhựa dán, khác bao thư giấy)
Gửi hợp đồng dịch vụ, thư chào giá cho khách mới	Bao thư nhận diện thương hiệu

Thiết kế song ngữ cho bao thư logistics

Tên công ty tiếng Việt và tiếng Anh đúng như đăng ký; tên giao dịch quốc tế đặt dòng dưới.
Địa chỉ hai ngôn ngữ: bản tiếng Anh giữ tên riêng không dấu, thứ tự số nhà – đường – phường/xã – tỉnh – “Vietnam”.
Điện thoại có mã quốc gia (+84), email bộ phận chứng từ (docs@, cs@…) thay vì email cá nhân.
Khung “To / Kính gửi” rộng, đủ ghi tên công ty nước ngoài dài.
Ô ghi tham chiếu: số booking, số bill, số tờ khai – giúp bên nhận khớp chứng từ với lô hàng nhanh.

Bao thư A4 cho bộ chứng từ gốc

Chứng từ gốc như vận đơn đường biển, C/O thường cần giữ phẳng, không gấp, không nhàu. Bao thư A4 giấy dày là lựa chọn an toàn. Một số lưu ý:

Chọn giấy định lượng cao, không nhìn xuyên.
Dán kín bằng băng keo sẵn, ký nháy hoặc đóng dấu giáp lai lên mép dán với bộ chứng từ quan trọng.
In sẵn dòng “Original Documents – Please do not bend” giúp các khâu trung gian cẩn thận hơn.
Ghi ngoài bao thư danh mục chứng từ bên trong (ô tick) để bên nhận đối chiếu ngay.

Doanh nghiệp vận hành kho bãi, giao nhận nội địa có thể tham khảo thêm cách thiết kế bao thư chứng từ lô hàng tại in bao thư Cần Giuộc và in bao thư công ty vận tải Tây Ninh.

Màu sắc và nhận diện

Ngành logistics thường dùng tông xanh dương, xanh navy, cam – gợi sự tin cậy và tốc độ. Bao thư in dải màu theo nhận diện ở cạnh hoặc nắp, phần còn lại nền trắng để ghi tay rõ ràng. File trải phẳng như hình phía trên giúp thấy rõ vị trí nắp, đường gấp và vùng an toàn trước khi in.

Bảo mật thông tin khách hàng

Không ghi giá trị lô hàng, giá cước lên mặt ngoài bao thư.
Bao thư gửi ngân hàng (bộ chứng từ thanh toán L/C) nên dán kín, ghi rõ người nhận.
Giấy không nhìn xuyên hoặc in họa tiết mặt trong cho bao thư thông báo công nợ.

Bảng giá in bao thư công ty logistics

Đơn giá phụ thuộc quy cách cụ thể nên được báo theo từng đơn. Bảng dưới đây liệt kê các quy cách thường đặt; gửi quy cách bạn cần qua Zalo 0907.900.881 để nhận báo giá chính xác.

Loại bao thư	Khổ / giấy	Số lượng	Đơn giá
Bao thư chứng từ gốc song ngữ	25 x 35 cm, Ford định lượng cao	500 – 1.000 cái	Liên hệ
Bao thư giao dịch song ngữ	12 x 22 cm, Ford	1.000 – 2.000 cái	Liên hệ
Bao thư có cửa sổ (thông báo cước)	12 x 22 cm, Ford	1.000 – 2.000 cái	Liên hệ
Bao thư có ô tham chiếu bill/booking	25 x 35 cm	Theo nhu cầu	Liên hệ

Báo giá chi tiết gồm số màu, in hai ngôn ngữ, kiểu dán và số lượng từng loại.

Bao thư logistics và quy trình chứng từ

Trong một đơn hàng vận chuyển, chứng từ đi kèm có thể gồm phiếu giao nhận, biên bản bàn giao, hóa đơn, bộ hồ sơ hải quan, bảng kê. Phân loại bao thư theo mục đích sẽ giúp bộ phận chứng từ làm việc nhanh và ít sai sót hơn:

Bao thư theo màu hoặc ký hiệu: ví dụ một mẫu cho chứng từ gửi khách, một mẫu cho chứng từ nội bộ giữa kho và văn phòng.
Ô thông tin in sẵn: số vận đơn, số container, tên khách hàng, ngày gửi – nhân viên chỉ cần điền.
Bao thư khổ lớn đựng A4 không gấp: hồ sơ hải quan, hợp đồng nên giữ phẳng để scan, lưu trữ thuận tiện.

Khi bao thư được dùng ngoài bãi, trên xe tải, nên chọn giấy dày, dai, có thể dùng giấy kraft để chịu va chạm. Thông tin hotline điều phối in trên bao thư cũng giúp người nhận liên hệ nhanh khi chứng từ có vấn đề. Doanh nghiệp có thể kết hợp phiếu giao hàng cùng nhận diện để bộ chứng từ đồng bộ.